Pada 6 Oktober 2026, Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang menggelar sosialisasi Sistem Informasi Manajemen Aset Negara (SIMAN) 2 sebagai bagian dari persiapan Sensus Barang Milik Negara (BMN) 2026–2028. Kegiatan ini membahas pemutakhiran data dan inventarisasi aset melalui sistem tersebut.
Persiapan ini menjadi pengingat bagi perguruan tinggi bahwa data inventaris perlu sesuai dengan kondisi aset di lapangan. Perpindahan barang, perubahan kondisi, dan pergantian penanggung jawab dapat menimbulkan ketidaksesuaian apabila tidak diikuti pembaruan administrasi.
Mengapa Akurasi Data Aset Penting?
Di lingkungan kampus, aset tersebar di berbagai gedung dan unit kerja. Pengelola perlu memastikan informasi mengenai keberadaan, lokasi, dan kondisi barang dapat ditelusuri ketika dibutuhkan.
Ketika catatan tidak sesuai dengan kondisi aktual, pemeriksaan fisik dan klarifikasi data dapat memerlukan waktu lebih lama. Informasi yang tidak mutakhir juga menyulitkan pengelola dalam memantau kondisi aset dan merencanakan pemeliharaan.
Karena itu, pemeriksaan inventaris perlu dilakukan secara berkala, bukan hanya menjelang agenda sensus.
Empat Hal yang Perlu Diperiksa
Sebelum melakukan inventarisasi, pengelola kampus dapat meninjau beberapa aspek berikut sesuai prosedur yang berlaku.
- Keberadaan barang. Cocokkan daftar inventaris dengan barang yang tersedia secara fisik.
- Lokasi aset. Pastikan lokasi dalam catatan sesuai dengan kondisi di lapangan.
- Kondisi dan penanggung jawab. Periksa apakah perubahan kondisi atau pengguna aset sudah dicatat.
- Dokumen pendukung. Pastikan dokumen terkait tersedia dan dapat ditelusuri ketika diperlukan.
Hasil pemeriksaan perlu ditindaklanjuti melalui mekanisme administrasi yang sesuai. Untuk BMN, proses inventarisasi tetap harus mengikuti ketentuan resmi pemerintah.
Mendukung Administrasi Aset dengan Sistem Digital
Pencatatan yang tersebar di berbagai berkas dapat menyulitkan pengelola ketika harus mencari informasi atau mencocokkan data dari beberapa unit. Sistem manajemen aset dapat membantu menata informasi inventaris agar lebih mudah dikelola.
E-Office Mataer menyediakan fitur manajemen aset untuk membantu perguruan tinggi dalam pengelolaan administrasi aset. Solusi ini dapat mendukung kebutuhan pengelolaan aset kampus sesuai dengan kebutuhan institusi.
Menyiapkan Data Aset Sebelum Sensus
Kesiapan inventarisasi bergantung pada kesesuaian data administrasi dengan kondisi aset di lapangan. Pemeriksaan berkala, pembaruan informasi, dan pembagian tanggung jawab yang jelas membantu kampus menjaga ketertiban pencatatan.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang fitur manajemen aset dalam E-Office Mataer, kunjungi halaman produk E-Office Mataer atau hubungi 0877-5889-7282 / 0858-8087-8576.
Baca juga:
