Perubahan instrumen akreditasi program studi mendorong perguruan tinggi untuk memperkuat bukti implementasi, kinerja, luaran, dan dampak, bukan hanya menyiapkan dokumen administratif. Dalam Instrumen Akreditasi Program Studi (IAPS) 5.1, BAN-PT menggunakan kerangka Budaya Mutu, Relevansi, Akuntabilitas, dan Diferensiasi Misi dengan penilaian yang mencakup masukan, proses, luaran atau capaian, serta dampak.
Arah ini juga diperkuat oleh Permendiktisaintek Nomor 10 Tahun 2026 yang mengubah ketentuan mengenai penjaminan mutu pendidikan tinggi, termasuk akreditasi, BAN-PT, dan Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM). Peraturan tersebut ditetapkan pada 14 Juli 2026 dan mulai berlaku pada 16 Juli 2026.
Bagi pengelola program studi, perubahan tersebut membuat ketersediaan data dan bukti pendukung perlu dikelola secara konsisten sejak awal. Salah satunya berkaitan dengan sumber daya pembelajaran, termasuk bagaimana koleksi referensi akademik dikelola, diakses, dan didokumentasikan.
Kenapa Pengelolaan Perpustakaan Manual Menyulitkan Kesiapan Akreditasi
Di sejumlah perguruan tinggi, pengelolaan koleksi akademik seperti buku, jurnal ilmiah, skripsi, dan modul pembelajaran masih dilakukan melalui katalog fisik atau spreadsheet yang terpisah.
Cara kerja tersebut dapat menyulitkan pengelola ketika harus menelusuri data koleksi, aktivitas peminjaman, atau informasi lain yang diperlukan sebagai bukti pendukung dalam proses evaluasi dan akreditasi. Data yang tersebar di berbagai sumber juga meningkatkan risiko pencatatan ganda dan ketidakkonsistenan informasi.
Kondisi ini semakin terasa ketika tim penjaminan mutu perlu mengumpulkan data dari berbagai unit dalam waktu yang terbatas. Tanpa sistem pencatatan yang terstruktur, proses penelusuran data perpustakaan dapat membutuhkan pekerjaan manual tambahan.
Peran Perpustakaan Digital dalam Menyiapkan Data Pendukung Akreditasi
Perpustakaan digital membantu perguruan tinggi mengelola koleksi dan aktivitas perpustakaan dalam satu sistem yang lebih terstruktur. Setiap aktivitas yang tercatat dapat menjadi data pendukung ketika kampus perlu menunjukkan ketersediaan, pengelolaan, dan pemanfaatan sumber belajar.
eLibrary Mataer Digital, misalnya, merupakan sistem perpustakaan digital berbasis cloud yang terintegrasi dengan SIAKAD Mataer. Integrasi ini membantu pengelolaan data anggota dan aktivitas perpustakaan dilakukan secara lebih terstruktur tanpa harus memasukkan data yang sama berulang kali.
Koleksi akademik seperti buku, jurnal ilmiah, skripsi, dan modul pembelajaran dapat dikelola melalui katalog digital. Mahasiswa dan dosen dapat mengakses koleksi sesuai hak akses yang tersedia, sementara admin perpustakaan dapat memantau dan menghasilkan laporan aktivitas perpustakaan.
Dengan pencatatan yang dilakukan secara konsisten, data perpustakaan dapat lebih mudah ditelusuri ketika dibutuhkan sebagai data pendukung dalam penyusunan dokumen evaluasi dan akreditasi.
Langkah Kampus Menyiapkan Data Perpustakaan untuk Akreditasi
- Audit koleksi yang ada. Petakan koleksi fisik dan digital yang masih relevan, kemudian tentukan prioritas pengelolaannya.
- Gunakan pencatatan terpusat. Hindari menyimpan data koleksi dan aktivitas perpustakaan di banyak spreadsheet atau sistem yang tidak saling terhubung.
- Pastikan data akademik dapat digunakan secara konsisten. Integrasi dengan SIAKAD dapat membantu mengurangi input data yang berulang dan menjaga konsistensi data anggota perpustakaan.
- Siapkan laporan secara berkala. Data koleksi dan aktivitas perpustakaan sebaiknya terdokumentasi sejak awal, bukan baru dikumpulkan ketika jadwal akreditasi sudah dekat.
- Libatkan tim penjaminan mutu. Kebutuhan data perpustakaan perlu dipahami sejak awal agar bukti pendukung dapat disiapkan sesuai kebutuhan evaluasi program studi.
Perubahan arah akreditasi membuat perguruan tinggi perlu membangun pengelolaan data secara konsisten. Kesiapan akreditasi tidak hanya bergantung pada dokumen yang disusun menjelang asesmen, tetapi juga pada bagaimana data dan bukti pendukung dikumpulkan serta dikelola sepanjang proses penyelenggaraan pendidikan.
Digitalisasi perpustakaan dapat membantu kampus menjaga data koleksi dan aktivitas sumber belajar tetap terdokumentasi dan mudah ditelusuri ketika dibutuhkan.
eLibrary Mataer Digital membantu perguruan tinggi mengelola koleksi akademik secara digital dan terintegrasi dengan SIAKAD, sehingga pengelolaan data koleksi dan aktivitas perpustakaan dapat dilakukan secara lebih terstruktur.
Ingin melihat bagaimana eLibrary Mataer Digital dapat diterapkan di kampus? Coba Demo Gratis melalui mataerdigital.com atau hubungi 0877-5889-7282 / 0858-8087-8576.
