Saat asesor meminta bukti layanan perpustakaan, pengelola kampus perlu memastikan data koleksi, layanan, dan karya ilmiah dapat ditelusuri dengan mudah. Ketika informasi masih tersebar di berbagai berkas dan folder, proses pengumpulan dokumen pendukung dapat menjadi lebih rumit.
Pengelolaan perpustakaan secara digital membantu kampus menata koleksi dan informasi layanan agar lebih mudah diakses saat dibutuhkan. Hal ini menjadi salah satu aspek yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi.
Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi
Penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi mengacu pada Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 5 Tahun 2024 tentang Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi. Peraturan ini menggantikan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 13 Tahun 2017 yang sudah tidak berlaku.
Standar tersebut mencakup koleksi, sarana dan prasarana, pelayanan, tenaga perpustakaan, penyelenggaraan, serta pengelolaan. Acuan ini digunakan dalam penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan perguruan tinggi. Sementara itu, pedoman akreditasi perpustakaan diatur dalam Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 2 Tahun 2022.
Bagi pengelola kampus, pemenuhan standar tersebut perlu didukung dokumentasi yang sesuai dengan kondisi perpustakaan. Data koleksi, catatan layanan, dan dokumen pendukung lainnya perlu dikelola agar dapat ditelusuri saat evaluasi.
Sistem digital dapat membantu proses pengelolaan informasi tersebut. Namun, kesiapan akreditasi tetap bergantung pada pemenuhan indikator penilaian dan kelengkapan bukti yang dipersyaratkan.
Tiga Tantangan dalam Pengelolaan Perpustakaan Kampus
1. Karya ilmiah sulit ditelusuri
Skripsi, tesis, laporan penelitian, dan publikasi ilmiah perlu dikelola secara terstruktur. Jika dokumen tersimpan di berbagai folder tanpa pengelolaan yang konsisten, pencarian karya tertentu dapat memerlukan waktu lebih lama.
2. Akses literatur belum fleksibel
Mahasiswa dan dosen membutuhkan sumber belajar untuk mendukung perkuliahan dan penelitian. Ketersediaan literatur digital dapat membantu memperluas akses di luar layanan fisik perpustakaan, sesuai dengan koleksi dan ketentuan akses yang dimiliki kampus.
3. Pemeriksaan kemiripan naskah belum terkelola dengan baik
Pemeriksaan kemiripan merupakan salah satu langkah yang dapat mendukung penjagaan integritas akademik. Tanpa prosedur yang jelas, pengelola dapat kesulitan menelusuri hasil pemeriksaan dan menindaklanjuti naskah yang memerlukan evaluasi lebih lanjut.
Peran eLibrary Mataer dalam Pengelolaan Perpustakaan Digital
eLibrary Mataer merupakan solusi perpustakaan digital dari Mataer Digital yang mendukung kebutuhan pengelolaan repositori karya ilmiah, akses literatur digital, dan pemeriksaan kemiripan naskah sesuai dengan fitur yang tersedia.
Melalui repositori digital, karya ilmiah sivitas akademika dapat dikelola secara lebih terstruktur sehingga memudahkan proses pencarian dan penelusuran dokumen. Akses literatur digital juga dapat mendukung kebutuhan pembelajaran dan penelitian sesuai dengan sumber yang tersedia.
Sementara itu, fitur pemeriksaan kemiripan naskah dapat membantu mengidentifikasi bagian tulisan yang memiliki kemiripan dengan sumber lain. Hasilnya tetap perlu ditinjau untuk menentukan apakah terdapat pelanggaran akademik.
Dalam persiapan akreditasi, pengelolaan koleksi dan dokumen secara digital dapat membantu pengelola menelusuri informasi yang diperlukan. Sistem ini menjadi alat pendukung administrasi, sedangkan pemenuhan standar tetap perlu dievaluasi berdasarkan indikator yang berlaku.
Untuk mengetahui kesesuaian fitur eLibrary Mataer dengan kebutuhan perpustakaan perguruan tinggi, kampus dapat menjadwalkan sesi demo bersama tim Mataer Digital.
Langkah Awal Mempersiapkan Perpustakaan Digital
Sebelum memilih sistem, pengelola kampus dapat melakukan evaluasi terhadap proses yang berjalan saat ini.
- Petakan koleksi dan dokumen. Identifikasi koleksi yang sudah terdigitalisasi, lokasi penyimpanan karya ilmiah, dan metode pencatatan layanan yang digunakan.
- Tentukan kebutuhan utama. Prioritaskan kebutuhan berdasarkan kondisi perpustakaan, misalnya penataan repositori, perluasan akses literatur digital, atau pemeriksaan kemiripan naskah.
- Sesuaikan sistem dengan kebutuhan kampus. Periksa fitur, prosedur pengelolaan, dan dukungan yang tersedia sebelum menentukan solusi.
- Evaluasi kesiapan dokumentasi. Pastikan data dan dokumen pendukung dapat ditelusuri serta sesuai dengan kebutuhan evaluasi dan akreditasi perpustakaan.
Langkah tersebut membantu kampus menentukan prioritas digitalisasi berdasarkan kebutuhan nyata, bukan sekadar mengikuti perkembangan teknologi.
Pengelolaan perpustakaan yang terstruktur membantu kampus menata koleksi, karya ilmiah, dan layanan dengan lebih baik. eLibrary Mataer dapat menjadi salah satu pilihan untuk mendukung kebutuhan tersebut.
Ingin mengetahui fitur eLibrary Mataer untuk perpustakaan kampus?
Jadwalkan demo bersama tim Mataer Digital melalui mataerdigital.com atau hubungi 0877-5889-7282 / 0858-8087-8576.
