Surat dari instansi eksternal sudah diterima bagian administrasi, tetapi unit yang perlu menindaklanjuti belum mengetahuinya. Sementara itu, surat yang sudah diteruskan kepada pimpinan masih menunggu arahan. Ketika disposisi akhirnya diberikan, waktu untuk menyiapkan dokumen atau berkoordinasi dengan unit lain mungkin sudah semakin terbatas.
Situasi tersebut menunjukkan bahwa penerimaan surat belum tentu diikuti oleh tindak lanjut yang cepat. Dalam operasional perguruan tinggi, surat resmi dapat memerlukan koordinasi beberapa pihak sebelum urusannya selesai. Jika alur distribusi, pemberian arahan, dan pemantauan surat belum berjalan dengan jelas, proses administrasi berisiko tertunda.
Karena itu, evaluasi persuratan perlu melihat lebih jauh dari sekadar apakah surat sudah diterima. Kampus juga perlu mengetahui berapa lama surat diproses, siapa yang bertanggung jawab, dan apakah arahan pimpinan sudah ditindaklanjuti oleh unit terkait.
Mengapa Proses Disposisi Surat Bisa Tertunda?
Menurut Pasal 18 Permendikti Saintek Nomor 42 Tahun 2025 tentang Tata Naskah Dinas, disposisi merupakan petunjuk tertulis singkat mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap naskah dinas masuk. Ketentuan ini berlaku di lingkungan Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi.
Dalam praktik administrasi, terdapat beberapa tahapan yang dapat dievaluasi ketika kampus menghadapi keterlambatan disposisi.
1. Surat tertahan sebelum sampai kepada pimpinan
Surat masuk perlu dicatat dan diteruskan sesuai prosedur yang berlaku. Jika pembagian tanggung jawab atau alur distribusinya belum jelas, surat berpotensi menunggu lebih lama sebelum sampai kepada pejabat yang berwenang.
2. Posisi surat sulit ditelusuri
Ketika pencatatan dilakukan melalui dokumen atau media yang terpisah, petugas mungkin perlu menghubungi beberapa pihak untuk mengetahui apakah surat masih berada di bagian administrasi, sedang menunggu disposisi, atau sudah diteruskan kepada unit terkait.
Akibatnya, pemantauan status surat dapat memerlukan waktu dan koordinasi tambahan.
3. Arahan pimpinan belum ditindaklanjuti
Disposisi yang sudah diberikan masih memerlukan tindak lanjut dari penerima. Jika instruksi, penanggung jawab, atau batas waktu penyelesaian tidak tercatat dengan jelas, unit terkait dapat mengalami kesulitan menentukan langkah berikutnya.
4. Riwayat penanganan tidak tercatat secara lengkap
Ketika surat mengalami keterlambatan, kampus perlu mengetahui tahapan yang sudah dilalui dan pihak yang menangani setiap proses. Dokumentasi yang tidak lengkap dapat menyulitkan penelusuran riwayat penanganan dan evaluasi prosedur.
Bagaimana Kampus Mengevaluasi Alur Disposisi?
Sebelum memutuskan apakah prosedur atau sistem persuratan perlu diperbaiki, kampus dapat memetakan alur penanganan surat dari penerimaan hingga tindak lanjut selesai.
Ada empat indikator yang dapat digunakan.
1. Waktu pemrosesan surat
Catat jeda waktu sejak surat diterima, diteruskan kepada pimpinan, memperoleh disposisi, hingga sampai kepada unit penerima. Data tersebut dapat membantu mengidentifikasi tahapan yang memerlukan waktu paling lama.
2. Kejelasan penanggung jawab
Pastikan setiap tahapan memiliki pihak yang bertanggung jawab. Petugas administrasi, pimpinan, dan unit penerima perlu memahami peran masing-masing agar proses tidak terhenti karena ketidakjelasan tanggung jawab.
3. Kemudahan pemantauan status
Periksa apakah petugas dapat mengetahui posisi surat dan tahapan yang sedang berjalan tanpa harus menghubungi setiap pihak secara terpisah. Informasi ini membantu petugas menentukan surat mana yang perlu ditindaklanjuti.
4. Kelengkapan dokumentasi
Pastikan informasi mengenai surat, arahan pimpinan, penerima disposisi, dan hasil tindak lanjut tercatat dengan baik. Dokumentasi tersebut dapat digunakan untuk menelusuri riwayat penanganan dan mengevaluasi prosedur yang berlaku.
Hasil evaluasi dapat membantu kampus membedakan kendala yang berasal dari prosedur, pembagian tanggung jawab, dan pencatatan dengan kendala yang memerlukan dukungan sistem digital.
Peran Sistem Persuratan Digital dalam Pengelolaan Disposisi
Pengelolaan naskah dinas dapat menggunakan media rekam kertas maupun elektronik. Hal ini diatur dalam Pasal 34 Permendikti Saintek Nomor 42 Tahun 2025, yang juga mengatur penggunaan aplikasi umum bidang kearsipan dinamis atau aplikasi sejenis untuk pembuatan naskah dinas melalui media elektronik.
Dalam pengelolaan persuratan, sistem digital dapat digunakan untuk mendukung pencatatan surat, penerusan disposisi, pemantauan status, dan pengarsipan dokumen sesuai dengan fitur yang tersedia.
Dengan pencatatan yang terpusat, petugas dapat menelusuri informasi surat melalui sistem. Pimpinan dan unit terkait juga dapat menggunakan informasi yang tersedia untuk mengetahui tahapan penanganan sesuai kewenangan masing-masing.
Namun, penggunaan sistem digital perlu disertai prosedur yang jelas. Kampus tetap perlu menetapkan pihak yang bertanggung jawab, memastikan informasi diperbarui, dan menentukan mekanisme pemantauan untuk surat yang membutuhkan tindak lanjut.
Digitalisasi persuratan dengan demikian perlu dipandang sebagai salah satu upaya untuk mendukung pengelolaan administrasi yang lebih tertata. Efektivitasnya tetap bergantung pada kesesuaian sistem, prosedur kerja, dan kedisiplinan pengguna.
Kelola Persuratan Kampus dengan eOffice Mataer Digital
Untuk mendukung pengelolaan surat-menyurat, disposisi, dan arsip dokumen secara digital, perguruan tinggi dapat mempertimbangkan eOffice Mataer Digital.
eOffice Mataer merupakan sistem persuratan dan tata kelola digital kampus yang mendukung pengelolaan dokumen secara digital. Penggunaannya dapat menjadi bagian dari upaya kampus menata alur persuratan dan mempermudah pengelolaan dokumen administrasi.
Pelajari solusi eOffice melalui Mataer Digital atau hubungi tim kami di 0877-5889-7282 atau 0858-8087-8576.
Baca juga:
