AI Agentik mulai mendapat perhatian lebih besar dalam diskusi teknologi pendidikan pada 2026. Berbeda dari chatbot generatif yang umumnya digunakan untuk menjawab pertanyaan, merangkum informasi, atau membuat draf, AI Agentik dirancang untuk menjalankan serangkaian langkah untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem ini dapat memecah instruksi menjadi beberapa tugas, menggunakan data atau tools yang tersedia, menjalankan proses secara berurutan, kemudian memberikan hasil sesuai konteks yang diberikan. Dalam lingkungan perguruan tinggi, kemampuan tersebut membuka peluang baru untuk menangani pekerjaan administratif yang selama ini membutuhkan banyak tahapan manual.
Namun, ada satu hal yang perlu diperhatikan sebelum kampus mulai mengadopsinya. AI Agentik membutuhkan workflow dan data yang terstruktur agar dapat bekerja secara konsisten. Artinya, kesiapan menuju otomatisasi cerdas tidak dimulai dari AI, tetapi dari tata kelola digital yang sudah rapi.
Dari Asisten Menjawab ke Agen yang Bertindak
Penggunaan AI di kampus selama ini banyak berada pada level asisten. Mahasiswa dapat menggunakannya untuk mencari informasi, dosen untuk menyusun draf materi, sementara staf dapat memanfaatkannya untuk meringkas dokumen atau membantu pekerjaan administratif tertentu.
AI Agentik membawa kemampuan tersebut ke tahap berikutnya. Sistem tidak hanya menghasilkan respons, tetapi dapat menjalankan beberapa tindakan berdasarkan tujuan yang diberikan.
Dalam administrasi perguruan tinggi, misalnya, sebuah workflow dapat melibatkan pencarian data, pemeriksaan informasi, penyusunan dokumen, hingga penerusan hasil kepada pihak yang berwenang. Dengan dukungan sistem dan akses yang sesuai, sebagian tahapan tersebut berpotensi dijalankan secara otomatis.
Perbedaannya terletak pada cara kerja. Jika chatbot menunggu instruksi pada setiap percakapan, agen dapat menjalankan rangkaian tugas berdasarkan tujuan dan aturan yang telah ditentukan.
Mengapa Pimpinan Kampus Perlu Memperhatikan Perkembangan Ini
Perkembangan AI Agentik membuat pembahasan tentang digitalisasi kampus menjadi semakin konkret. Pertanyaannya bukan lagi hanya apakah kampus memiliki aplikasi digital, tetapi apakah proses kerja di dalamnya sudah memiliki data dan workflow yang dapat digunakan oleh sistem secara terstruktur.
Arah perkembangan kebijakan pendidikan tinggi juga menunjukkan semakin pentingnya pengelolaan data yang terstruktur. Permendiktisaintek Nomor 14 Tahun 2026 tentang Satu Data Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi mengatur aspek standar data, metadata, interoperabilitas, serta kualitas dan keterpaduan data pendidikan tinggi.
Di tingkat institusi, eksplorasi AI juga mulai bergerak menuju kebutuhan yang lebih luas. Pada September 2026, UGM membahas penerapan AI dan Agentic AI untuk kebutuhan institusional, menunjukkan bahwa pemanfaatan AI mulai dipertimbangkan pada level organisasi, bukan hanya sebagai alat bantu individual.
Perkembangan ini membuat kesiapan tata kelola digital menjadi semakin relevan. Ketika proses administratif masih bergantung pada dokumen yang tersebar, komunikasi personal, atau input berulang di berbagai tempat, ruang untuk otomatisasi menjadi lebih terbatas.
Fondasi AI Agentik Ada pada Workflow Digital
Antusiasme terhadap AI Agentik sering membuat perhatian langsung tertuju pada teknologinya. Padahal, kemampuan agen untuk menjalankan tugas sangat bergantung pada lingkungan digital tempat agen tersebut bekerja.
Dokumen yang sudah berbentuk PDF, misalnya, belum otomatis berarti prosesnya sudah digital. Jika surat masih harus diteruskan secara manual melalui berbagai kanal, statusnya tidak tercatat secara terpusat, dan approval dilakukan tanpa workflow yang jelas, maka proses tersebut tetap sulit diotomatisasi.
Karena itu, digitalisasi administrasi perlu mencakup prosesnya, bukan hanya dokumennya.
Workflow yang siap dikembangkan menuju otomatisasi setidaknya memiliki beberapa karakteristik: setiap tahapan memiliki status yang jelas, pihak yang bertanggung jawab dapat ditentukan, dokumen dan data tersimpan secara terstruktur, serta histori aktivitas dapat ditelusuri.
Kondisi tersebut membuat sistem lebih siap ketika kampus nantinya ingin menambahkan kemampuan otomatisasi berbasis AI.
Digitalisasi tata kelola administrasi juga menjadi langkah awal untuk membangun proses kerja yang lebih terstruktur. Pembahasan mengenai digitalisasi tata kelola kampus dan pemanfaatan AI untuk perguruan tinggi sebelumnya menunjukkan bagaimana kesiapan sistem dan data menjadi bagian penting dalam pengembangan layanan digital kampus.
Apa yang Perlu Disiapkan Kampus?
Kampus tidak harus langsung mengadopsi AI Agentik untuk mulai mempersiapkan diri. Langkah yang lebih mendasar adalah membenahi proses yang nantinya berpotensi diotomatisasi.
1. Petakan workflow yang berulang
Identifikasi proses administratif yang terdiri dari tahapan berulang, seperti surat masuk, disposisi, approval, pengarsipan, dan pelaporan. Pemetaan ini membantu kampus melihat proses mana yang memiliki pola kerja yang jelas dan berpotensi dikembangkan lebih lanjut.
2. Digitalkan setiap tahapan proses
Digitalisasi sebaiknya tidak berhenti pada penyimpanan dokumen. Status, routing, approval, histori aktivitas, dan pihak yang bertanggung jawab juga perlu tercatat dalam sistem.
3. Strukturkan data dan akses
Data yang digunakan dalam proses administratif perlu memiliki struktur dan sumber yang jelas. Hak akses juga perlu ditentukan agar setiap pengguna maupun sistem hanya dapat mengakses informasi sesuai kewenangannya.
4. Tentukan batas otomatisasi
Tidak semua pekerjaan perlu diserahkan kepada AI. Kampus perlu menentukan aktivitas yang dapat berjalan otomatis, aktivitas yang membutuhkan persetujuan manusia, serta keputusan yang tetap harus dilakukan oleh pihak yang memiliki kewenangan.
Langkah-langkah tersebut membantu kampus membangun lingkungan kerja digital yang lebih siap untuk dikembangkan. Teknologi AI dapat berubah dengan cepat, tetapi workflow yang terdokumentasi, data yang terstruktur, dan tata kelola akses tetap menjadi kebutuhan dasar.
Menyiapkan Workflow Sebelum Mengadopsi AI
AI Agentik berpotensi mengubah cara perguruan tinggi menjalankan pekerjaan administratif. Namun, kesiapan tersebut tidak dimulai dari memilih teknologi AI yang paling baru.
Kampus perlu lebih dulu memastikan bahwa proses kerja sudah terdigitalisasi, data tersimpan secara terstruktur, dan setiap workflow memiliki aturan serta kewenangan yang jelas. Tanpa kondisi tersebut, kemampuan otomatisasi akan terbatas karena sistem tidak memiliki konteks dan alur kerja yang cukup untuk dijalankan.
eOffice Mataer Digital membantu perguruan tinggi mendigitalkan proses persuratan, disposisi, dan pengelolaan arsip dalam satu sistem. Dengan workflow administratif yang lebih terstruktur, kampus memiliki fondasi yang lebih siap untuk mengembangkan otomatisasi dan pemanfaatan teknologi AI sesuai kebutuhan institusi.
Pelajari lebih lanjut melalui mataerdigital.com atau hubungi 0877-5889-7282 / 0858-8087-8576.
Baca juga:
