Sejak April 2026, sejumlah perguruan tinggi di Indonesia mulai menyesuaikan pola kerja dosen dan tenaga kependidikan setelah terbitnya Surat Edaran Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Nomor 2 Tahun 2026 tentang Penyesuaian Pola Kerja dan Penyesuaian Kegiatan Akademik di Perguruan Tinggi. Surat edaran tersebut diterbitkan pada 2 April 2026 dan memberikan ruang bagi perguruan tinggi untuk menyesuaikan pola kerja serta kegiatan akademik berdasarkan kondisi masing-masing kampus.
Salah satu ketentuan dalam SE tersebut adalah pengaturan kerja dari rumah atau work from home (WFH). Pimpinan perguruan tinggi dapat mengatur jadwal perkuliahan secara lebih terpusat atau terkonsentrasi pada hari tertentu sehingga setiap dosen dapat melaksanakan WFH selama satu hari setiap minggu, dengan tetap memastikan proses pembelajaran dan pelaksanaan tridharma tidak terganggu. Pengaturan pola kerja juga harus mempertimbangkan kelancaran tugas, keberlangsungan layanan, dan pencapaian kinerja organisasi.
Apa Isi SE Mendiktisaintek Nomor 2 Tahun 2026?
Penyesuaian pola kerja dalam SE tersebut tidak diterapkan dengan satu pola yang sama untuk seluruh perguruan tinggi. Pimpinan kampus diberikan ruang untuk mengatur pembagian waktu kerja sesuai kebutuhan organisasi dan proses pembelajaran.
Selain WFH, SE juga mengatur penyesuaian kegiatan akademik. Perguruan tinggi diimbau menyesuaikan kegiatan akademik berdasarkan kesiapan dan karakteristik program studi. Salah satu bentuknya adalah pembelajaran jarak jauh secara proporsional bagi mahasiswa semester 5 ke atas dan mahasiswa pascasarjana, dengan mempertimbangkan substansi mata kuliah, capaian pembelajaran, dan efektivitas pembelajaran.
Pembelajaran jarak jauh tidak diterapkan pada kegiatan yang membutuhkan kehadiran fisik, seperti praktikum, laboratorium, studio, klinik, bengkel kerja, praktik lapangan, atau bentuk pembelajaran lain yang memang harus dilaksanakan secara tatap muka.
Dengan demikian, penerapan kebijakan ini bergantung pada kesiapan dan karakteristik masing-masing perguruan tinggi. Perbedaan pola tersebut sudah terlihat pada implementasinya di sejumlah kampus.
Bagaimana Kampus Menindaklanjuti Kebijakan WFH?
Universitas Sebelas Maret (UNS), misalnya, menerapkan penyesuaian pola kerja mulai 1 April 2026 dengan pola WFO pada Senin hingga Kamis dan WFH pada Jumat. Penyesuaian kegiatan akademik juga dilakukan sebagai tindak lanjut dari SE Mendiktisaintek.
Sementara itu, IPB University menerapkan pola kerja empat hari di kantor dan satu hari dari rumah. Untuk lingkungan fakultas dan sekolah, WFH dapat dilakukan pada Senin atau Jumat, sedangkan lingkungan rektorat menjalankan WFH pada Jumat. IPB juga memberikan ruang untuk penerapan pembelajaran hybrid secara proporsional, khususnya bagi mahasiswa semester 5 ke atas dan program pascasarjana.
Perbedaan tersebut menunjukkan bahwa kebijakan WFH tidak harus diterapkan dengan jadwal yang sama di setiap perguruan tinggi. Kampus dapat menyesuaikan pengaturan dengan kebutuhan layanan, kegiatan akademik, dan karakteristik unit kerja masing-masing.
Tantangan Tata Kelola Kampus Saat Pola Kerja Berubah
Penyesuaian pola kerja tidak hanya berkaitan dengan jadwal kehadiran dosen dan tenaga kependidikan. Alur administrasi juga perlu mampu mengikuti pola kerja yang lebih fleksibel.
Ketika pejabat atau tenaga kependidikan bekerja dari luar kantor, proses administrasi yang masih membutuhkan dokumen fisik dan kehadiran langsung berpotensi mengalami keterlambatan. Disposisi surat, persetujuan dokumen, koordinasi antarunit, hingga pengarsipan perlu tetap berjalan meskipun pihak yang terlibat tidak berada di tempat yang sama.
Risiko tersebut menjadi semakin relevan karena SE Mendiktisaintek Nomor 2 Tahun 2026 secara khusus mengarahkan perguruan tinggi untuk mengoptimalkan pemanfaatan platform digital dalam layanan akademik dan administrasi. Penggunaan platform digital diarahkan agar layanan menjadi lebih efektif, mudah diakses, dan dapat mengurangi mobilitas yang tidak diperlukan.
Implementasi di IPB University menunjukkan arah tersebut. Selain menerapkan WFH, IPB juga mengatur penggunaan platform digital untuk berbagai kebutuhan, termasuk rapat koordinasi, layanan mahasiswa, bimbingan tugas akhir, dan kegiatan akademik lainnya.
Artinya, penyesuaian pola kerja perlu diikuti dengan kesiapan proses kerja yang dapat berjalan secara digital. Tanpa penyesuaian tersebut, fleksibilitas kerja berpotensi tidak diikuti fleksibilitas dalam penyelesaian administrasi.
Digitalisasi Persuratan untuk Menjaga Layanan Administrasi
Dalam konteks administrasi perguruan tinggi, salah satu proses yang perlu diperhatikan adalah persuratan. Surat masuk tetap perlu diterima dan didisposisikan, dokumen perlu memperoleh persetujuan dari pihak terkait, dan dokumen yang telah selesai perlu diarsipkan dengan baik.
Jika seluruh tahapan tersebut masih mengandalkan perpindahan dokumen fisik, keberadaan pejabat di kantor menjadi faktor yang dapat memengaruhi kecepatan proses. Sebaliknya, sistem persuratan digital memungkinkan alur tersebut dilakukan secara daring sesuai kewenangan masing-masing pengguna.
Disposisi dapat diteruskan kepada pihak terkait tanpa memindahkan dokumen secara fisik. Persetujuan dapat dilakukan melalui alur yang telah ditentukan. Dokumen yang telah diproses juga dapat disimpan dalam arsip digital sehingga riwayat proses lebih mudah ditelusuri.
Pendekatan tersebut sejalan dengan arah SE Mendiktisaintek Nomor 2 Tahun 2026 yang mendorong pemanfaatan platform digital untuk layanan akademik dan administrasi perguruan tinggi.
Apa yang Perlu Disiapkan Perguruan Tinggi?
Sebelum menerapkan pola kerja yang lebih fleksibel, perguruan tinggi dapat memetakan proses administrasi yang paling membutuhkan kehadiran fisik dan menentukan proses mana yang dapat dialihkan ke sistem digital.
Beberapa langkah yang dapat dilakukan antara lain:
- Memetakan proses administrasi yang masih membutuhkan perpindahan dokumen secara fisik.
- Menentukan alur disposisi dan persetujuan yang dapat dilakukan secara digital.
- Menetapkan kewenangan pengguna untuk setiap tahapan approval.
- Menyiapkan sistem pengarsipan digital agar dokumen dan riwayat proses dapat ditelusuri.
- Memastikan tenaga kependidikan memahami alur kerja digital sebelum pola WFH diterapkan secara penuh.
- Melakukan evaluasi berkala untuk memastikan fleksibilitas kerja tetap diikuti kualitas layanan.
Penyesuaian pola kerja melalui WFH memberikan ruang bagi perguruan tinggi untuk mengatur cara kerja yang lebih fleksibel sesuai kebutuhan organisasi. Namun, keberhasilan penerapannya tetap bergantung pada kemampuan kampus menjaga proses pembelajaran, layanan akademik, dan administrasi tetap berjalan.
Karena itu, kesiapan layanan administrasi digital menjadi salah satu aspek yang perlu diperhatikan ketika perguruan tinggi mulai mengurangi ketergantungan pada kehadiran fisik. eOffice Mataer mendukung proses persuratan kampus melalui disposisi digital, approval berjenjang, dan pengarsipan dokumen, sehingga proses administrasi dapat tetap berjalan sesuai alur kewenangan meskipun pihak terkait bekerja dari lokasi yang berbeda.
Pelajari penerapan eOffice Mataer untuk kebutuhan tata kelola administrasi perguruan tinggi melalui mataerdigital.com atau hubungi 0877-5889-7282 / 0858-8087-8576.
Baca juga:
