Setelah CIO Forum 2026, Ini Agenda yang Perlu Disiapkan Tim IT Kampus
Indonesia Higher Education CIO Forum 2026 telah membahas sejumlah isu yang semakin penting dalam pengelolaan teknologi informasi perguruan tinggi, mulai dari IT governance, cyber resilience, kolaborasi data, hingga operational excellence.
Pembahasan tersebut memberikan gambaran mengenai arah pengelolaan TI di perguruan tinggi. Namun, forum tidak berhenti pada diskusi. Bagi tim IT kampus, tantangan berikutnya adalah menerjemahkan agenda tersebut menjadi evaluasi dan pekerjaan yang dapat dilakukan di lingkungan masing-masing.
Tidak semua perubahan harus dilakukan sekaligus.
Kampus dapat memulainya dengan mengevaluasi kondisi TI saat ini, mengidentifikasi risiko, kemudian menentukan area yang paling membutuhkan perhatian.
1. Review Kembali IT Roadmap Kampus
Langkah pertama adalah melihat kembali roadmap teknologi yang sudah dimiliki kampus. Apakah prioritas TI selama ini masih berfokus pada pengadaan dan pengembangan sistem, atau sudah mencakup tata kelola, keamanan, kualitas data, dan efisiensi operasional?
Review ini penting karena kebutuhan kampus terus berkembang. Sistem yang dibangun untuk menjawab kebutuhan beberapa tahun lalu belum tentu masih menjadi prioritas saat ini.
Tim IT dapat mengevaluasi proyek yang sudah berjalan, sistem yang sedang dikembangkan, serta kebutuhan yang belum terakomodasi. Dari evaluasi tersebut, kampus dapat menentukan mana yang perlu dilanjutkan, diperbaiki, ditunda, atau digantikan.
Roadmap juga sebaiknya memiliki indikator yang jelas. Misalnya, pengurangan proses manual, peningkatan availability sistem, penyelesaian risiko keamanan, atau peningkatan kualitas data.
2. Identifikasi Technical Debt yang Masih Menghambat
Tidak semua persoalan TI terlihat sebagai gangguan besar. Beberapa justru muncul dari sistem atau proses yang sudah lama digunakan tetapi terus dipertahankan tanpa evaluasi.
Technical debt dapat berupa aplikasi lama yang sulit dikembangkan, infrastruktur yang sudah mendekati batas kapasitas, dokumentasi sistem yang tidak diperbarui, hingga proses manual yang terus dilakukan karena belum pernah mendapatkan alternatif.
Jika dibiarkan, technical debt dapat meningkatkan biaya pemeliharaan dan menyulitkan kampus ketika ingin mengembangkan layanan baru.
Karena itu, tim IT perlu membuat daftar sistem dan proses yang memiliki ketergantungan tinggi, sulit dipelihara, atau membutuhkan pekerjaan manual dalam jumlah besar. Daftar tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan prioritas perbaikan.
3. Evaluasi Cyber Resilience, Bukan Hanya Keamanan Sistem
Ketahanan siber perlu dilihat lebih luas daripada sekadar memasang perangkat keamanan. Kampus juga perlu memastikan bahwa mereka mampu mendeteksi, merespons, dan memulihkan sistem ketika terjadi gangguan.
Beberapa hal yang dapat diperiksa antara lain pengelolaan hak akses, pembaruan sistem, pencadangan data, pemantauan aktivitas, serta prosedur ketika terjadi insiden.
Pertanyaan sederhana dapat membantu memulai evaluasi. Siapa yang memiliki akses ke sistem kritis? Kapan backup terakhir diuji? Berapa lama sistem dapat dipulihkan jika terjadi gangguan? Apakah tim sudah memiliki prosedur yang jelas ketika terjadi insiden keamanan?
Evaluasi semacam ini membantu kampus melihat kesiapan aktual, bukan hanya keberadaan perangkat atau kebijakan keamanan.
4. Audit Beban Operasional Tim IT
Operational excellence juga dapat dimulai dari pertanyaan sederhana: pekerjaan apa saja yang paling banyak menghabiskan waktu tim IT?
Pekerjaan repetitif perlu mendapat perhatian karena dapat menyita sumber daya yang seharusnya digunakan untuk pengembangan dan perbaikan sistem. Contohnya adalah input data berulang, pemindahan data antar aplikasi, pengecekan manual, atau proses pelaporan yang membutuhkan tahapan administratif berkali-kali.
Tim IT dapat membuat pemetaan sederhana terhadap pekerjaan rutin selama satu semester. Dari sana, kampus dapat melihat proses mana yang memiliki frekuensi tinggi, membutuhkan banyak tenaga, dan berpotensi diotomatisasi.
Pendekatan ini juga membantu menentukan investasi teknologi berdasarkan kebutuhan nyata, bukan sekadar menambah aplikasi baru.
5. Evaluasi Kualitas dan Alur Data PDDikti
Salah satu proses yang relevan untuk dievaluasi adalah pengelolaan data untuk pelaporan PDDikti.
Data akademik yang berasal dari berbagai proses internal perlu dipastikan konsisten sebelum digunakan untuk kebutuhan pelaporan. Jika masih terdapat proses pemindahan atau input data secara manual, tim perlu melihat apakah tahapan tersebut dapat disederhanakan.
Masalahnya bukan hanya berapa lama operator menyelesaikan pelaporan. Proses manual juga dapat meningkatkan kebutuhan pengecekan ulang ketika terdapat perbedaan antara data internal dan data yang akan dilaporkan.
Karena itu, evaluasi pelaporan PDDikti dapat ditempatkan sebagai bagian dari agenda operational excellence. Kampus dapat melihat bagaimana data diproduksi, diverifikasi, hingga dikirimkan ke sistem nasional, kemudian mencari titik yang dapat dibuat lebih efisien.
6. Tentukan Prioritas Berdasarkan Risiko dan Dampak
Setelah berbagai area dievaluasi, tantangan berikutnya adalah menentukan mana yang harus dikerjakan lebih dahulu.
Kampus tidak perlu memperbaiki seluruh sistem dalam waktu bersamaan. Prioritas dapat ditentukan berdasarkan beberapa faktor, seperti dampak terhadap operasional, risiko keamanan, jumlah pengguna yang terdampak, frekuensi pekerjaan manual, dan kebutuhan kepatuhan.
Misalnya, sistem yang mengelola data penting dan memiliki risiko keamanan tinggi dapat ditempatkan di atas proyek yang hanya memberikan peningkatan kenyamanan.
Begitu pula proses manual yang dilakukan setiap semester oleh banyak operator dapat menjadi prioritas dibandingkan proses yang hanya terjadi sesekali.
Dengan pendekatan berbasis risiko dan dampak, anggaran serta sumber daya IT dapat diarahkan ke area yang memberikan manfaat paling nyata.
7. Bawa Evaluasi IT ke Level Pimpinan
Agenda penguatan TI akan sulit berjalan jika hanya menjadi pekerjaan tim teknis. Pimpinan perguruan tinggi perlu mengetahui kondisi sistem, risiko yang dihadapi, dan kebutuhan investasi yang diperlukan.
Tim IT dapat membawa hasil audit dalam bentuk yang lebih mudah dipahami pimpinan, misalnya daftar risiko utama, proses yang paling banyak menghabiskan waktu, sistem yang membutuhkan pembaruan, serta prioritas investasi untuk periode berikutnya.
Dengan demikian, keputusan terkait teknologi dapat dikaitkan dengan kebutuhan institusi, bukan hanya kebutuhan teknis.
Hal ini juga penting ketika kampus perlu menentukan anggaran untuk pembaruan infrastruktur, peningkatan keamanan, pengembangan sistem, atau otomatisasi proses tertentu.
Dari Forum ke Agenda Kerja Kampus
Indonesia Higher Education CIO Forum 2026 menjadi ruang untuk membahas arah pengelolaan teknologi informasi perguruan tinggi. Tindak lanjutnya dapat dimulai dari lingkungan kampus masing-masing.
Review IT roadmap, identifikasi technical debt, evaluasi cyber resilience, audit pekerjaan rutin, hingga pemeriksaan alur data PDDikti dapat menjadi bagian dari agenda tersebut.
Bagi kampus yang masih menghadapi proses pelaporan PDDikti secara manual, otomatisasi dapat menjadi salah satu area yang dievaluasi. Open Feeder dari Mataer Digital membantu kampus mengelola pelaporan data ke Neo Feeder PDDikti secara otomatis dan terintegrasi, sehingga proses pemindahan data berulang dapat dikurangi.
Penguatan IT governance tidak harus dimulai dari perubahan besar. Yang lebih penting adalah mengetahui titik yang paling membutuhkan perbaikan, menetapkan prioritas, dan memastikan setiap langkah memiliki dampak yang jelas terhadap operasional kampus.
Untuk membahas kebutuhan pengelolaan dan pelaporan data PDDikti di kampus, jadwalkan Sesi Diskusi Teknis dengan tim Mataer Digital melalui mataerdigital.com atau 0877-5889-7282 / 0858-8087-8576.
Baca juga artikel terkait integrasi dan pelaporan data PDDikti:
