Belum selesai menyesuaikan diri dengan Permendikbudristek 53/2023, kini Anda sudah harus bersiap dengan aturan penggantinya: Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Berlaku sejak September 2025 dengan masa transisi dua tahun, regulasi ini tidak sekadar memperbarui istilah. Ada pergeseran beban kerja yang langsung terasa di meja operator akademik.
Jika selama ini penjaminan mutu terasa seperti urusan LP3M atau LPM, sekarang data yang Anda kelola setiap hari, mulai dari entri mahasiswa, rekap nilai, hingga laporan PDDikti, menjadi tulang punggung seluruh siklus SPMI.
Apa yang Berubah dari Permendiktisaintek 39/2025?
Peraturan ini menggantikan Permendikbudristek 53/2023 dengan orientasi yang lebih ambisius: kampus tidak lagi sekadar “memenuhi” standar nasional, melainkan “melampaui” standar tersebut untuk bersaing secara global. Tiga perubahan utama yang berdampak langsung pada pekerjaan operator:
Pertama, standar akreditasi kini terbagi tiga: Terakreditasi, Terakreditasi Unggul, dan Tidak Terakreditasi. Prodi yang sebelumnya cukup “B” kini perlu mendokumentasikan capaian yang lebih terukur agar bisa naik ke status Unggul.
Kedua, siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) kini wajib dijalankan dan didokumentasikan secara sistematis, bukan hanya saat akreditasi saja.
Ketiga, pelaporan tidak lagi bersifat administratif semata. Output seperti capaian lulusan, hasil penelitian, dan kontribusi pengabdian masyarakat harus tersedia dalam data yang valid, terukur, dan bisa diaudit.
Dampak Langsung bagi Operator Akademik
Sebagai operator, Anda berada di titik paling kritis dari seluruh rantai ini. Lembaga penjaminan mutu membutuhkan data Anda. Tim akreditasi membutuhkan data Anda. Pimpinan membutuhkan laporan dari data Anda.
Beberapa konsekuensi yang sudah mulai terasa di banyak kampus:
- Permintaan dokumen SPMI meningkat frekuensinya, tidak hanya menjelang visitasi
- Data mahasiswa aktif, DO, dan lulus harus sinkron dengan PDDikti setiap semester
- Rekap capaian pembelajaran (OBE) kini menjadi bagian dari portofolio mutu prodi
- Validasi data lintas unit, antara BAAK, LP3M, dan Prodi, semakin sering dilakukan
Jika sistem informasi akademik Anda masih berjalan secara terpisah antar unit, beban rekonsiliasi data ini akan jatuh ke pundak Anda secara manual.
Siklus PPEPP, Bukan Sekadar Formalitas Dokumen
Banyak kampus masih memperlakukan PPEPP sebagai siklus dokumentasi yang dikerjakan sekali setahun. Permendiktisaintek 39/2025 mendorong praktik yang berbeda: setiap tahap harus terjadi secara berkelanjutan dan tercatat dalam sistem.
Artinya, evaluasi capaian standar tidak bisa menunggu musim akreditasi. Data nilai, kehadiran, dan capaian mata kuliah harus bisa diakses dan dianalisis kapan saja. Sebagai operator, Anda perlu memastikan bahwa sistem yang Anda gunakan mendukung pencatatan ini secara otomatis, bukan melalui spreadsheet yang dikumpulkan manual dari masing-masing dosen.
Untuk kampus yang sudah menjalankan SPMI berbasis sistem terintegrasi, transisi ini jauh lebih ringan. Data mengalir dari modul akademik ke laporan mutu tanpa harus diinput ulang.
Data Mahasiswa dan Pelaporan: Standar Lebih Ketat
Salah satu pasal yang paling berdampak bagi operator adalah kewajiban menyediakan data yang “valid, terukur, dan dapat dipertanggungjawabkan“. Frasa ini bukan sekedar klausul normatif. Dalam konteks akreditasi berbasis output, data Anda akan diperiksa silang: antara yang dilaporkan ke PDDikti, yang tercatat di SIAKAD, dan yang disajikan dalam instrumen mutu.
Ketidaksesuaian kecil antara data di Feeder dengan data internal kampus bisa menjadi catatan temuan saat evaluasi. Untuk itu, sinkronisasi data secara berkala bukan lagi pilihan, melainkan keharusan operasional.
Beberapa hal yang perlu Anda pastikan sudah berjalan dengan benar:
- Status mahasiswa (aktif, cuti, DO, lulus) konsisten antara SIAKAD dan PDDikti
- Data nilai dan IPS tersimpan dan bisa ditelusuri per semester
- Rekap perubahan kurikulum dan SKS terdokumentasi dengan timestamp yang jelas
- Capaian Pembelajaran Lulusan (CPL) terhubung ke rekam jejak akademik mahasiswa
Sistem Informasi Akademik sebagai Tulang Punggung SPMI
Kampus yang belum memiliki SIAKAD terintegrasi akan kesulitan memenuhi standar pelaporan Permendiktisaintek 39/2025 secara konsisten. Sebaliknya, kampus dengan sistem yang tepat dapat mengotomatiskan sebagian besar proses dokumentasi mutu.
Sistem akademik yang mendukung OBE (Outcome-Based Education) memungkinkan rekam jejak capaian pembelajaran dari level mata kuliah hingga program studi tersedia secara real-time. Ketika tim akreditasi meminta data capaian CPL per angkatan, Anda tidak perlu mengumpulkan file dari puluhan dosen. Sistem yang baik menghasilkan laporan ini dalam hitungan klik.
Integrasi antara SIAKAD, modul PMB, dan pelaporan PDDikti juga memotong waktu rekonsiliasi data yang selama ini memakan hari kerja operator. Satu data diinput, sinkron ke semua modul.
Persiapan yang Harus Dilakukan Operator Sekarang
Masa transisi dua tahun terdengar panjang, tapi dalam siklus akademik, dua tahun berlalu sangat cepat. Berikut langkah konkret yang bisa Anda mulai sekarang:
Audit data Anda hari ini: Periksa konsistensi data mahasiswa aktif antara SIAKAD dan PDDikti. Temukan ketidaksesuaian sebelum auditor yang menemukannya.
Dokumentasikan siklus PPEPP secara berkala: Jangan tunggu akhir semester. Catat pelaksanaan dan evaluasi standar setiap bulan, dan pastikan ada jejak dokumennya.
Koordinasikan dengan LP3M: Pastikan format data yang Anda hasilkan dari SIAKAD sudah sesuai dengan kebutuhan instrumen mutu LP3M. Sinkronkan format sejak awal.
Evaluasi sistem yang Anda gunakan: Jika SIAKAD Anda belum mendukung modul OBE, pelaporan CPL, atau integrasi Feeder, ini saat yang tepat untuk mempertimbangkan migrasi ke sistem yang lebih siap.
Tuntutan Permendiktisaintek 39/2025 menempatkan data akademik, yang selama ini Anda kelola, sebagai bukti mutu yang sesungguhnya. Semakin solid sistem informasi akademik Anda, semakin ringan beban dokumentasi dan pelaporan yang harus Anda tanggung setiap semester.
Jika kampus Anda sedang mempersiapkan transisi ke standar SPMI baru sesuai Permendiktisaintek 39/2025, beban terbesar ada di kelengkapan dan validitas data akademik. SIAKAD Mataer hadir dengan modul OBE dan integrasi ke Open Feeder Mataer yang memudahkan operator akademik mendokumentasikan seluruh siklus PPEPP tanpa input manual berulang.
Jadwalkan Sesi Diskusi Teknis, kunjungi mataerdigital.com atau hubungi 0877-5889-7282 / 0858-8087-8576.
Baca juga:
