Di lingkungan perguruan tinggi, kebutuhan mahasiswa akan layanan surat menyurat semakin meningkat. Surat keterangan aktif kuliah, surat izin penelitian, surat permohonan beasiswa, hingga surat pindah kelas semua menjadi bagian penting dari proses akademik yang tidak bisa dihindari. Namun, di banyak kampus, proses administrasi surat ini masih dilakukan secara manual: mahasiswa harus datang ke bagian akademik, membawa berkas, mengisi formulir secara tertulis, dan menunggu berhari-hari untuk mendapatkan surat jadi.
Proses manual ini tak hanya memakan waktu, tapi juga rawan kesalahan input data, tidak terdokumentasi dengan baik, serta sering kali membuat antrean panjang dan menumpuknya pekerjaan administrasi. Inilah mengapa digitalisasi layanan surat menjadi langkah penting yang perlu segera diambil oleh setiap institusi pendidikan tinggi.
Digitalisasi Surat Mahasiswa: Solusi Efisiensi dan Transparansi
Digitalisasi administrasi surat memberikan banyak manfaat, baik bagi mahasiswa maupun pihak pengelola kampus. Dengan sistem digital, proses pengajuan surat menjadi lebih cepat, transparan, dan mudah dipantau. Tak hanya itu, pengelolaan data juga menjadi lebih rapi dan terdokumentasi dengan baik.
Menjawab kebutuhan ini, SIAKAD Mataer menghadirkan fitur surat menyurat yang memungkinkan perguruan tinggi mengelola semua jenis surat mahasiswa secara digital, efisien, dan fleksibel. Berikut beberapa keunggulan utama fitur ini:
1. Pengajuan Surat oleh Mahasiswa dengan Data Otomatis Terisi
Melalui portal masing-masing, mahasiswa dapat mengajukan surat tanpa perlu datang ke kampus. Sistem SIAKAD Mataer secara otomatis mengisi data penting seperti nama lengkap, NIM, program studi, dan semester aktif, sehingga proses menjadi lebih cepat dan minim kesalahan. Ini mengurangi beban administrasi, sekaligus meningkatkan akurasi data.
2. Jenis Surat dan Template Bisa Dibuat Mandiri oleh Kampus
Fitur ini tidak hanya menyediakan daftar surat standar, tapi juga memberi kebebasan bagi operator kampus untuk membuat jenis surat baru sesuai kebutuhan institusi. Bahkan, template surat dapat disesuaikan langsung dari dashboard tanpa perlu campur tangan developer. Kampus bisa menyesuaikan format surat dengan SOP perguruan tinggi secara fleksibel.
3. Status Surat Terdokumentasi dengan Jelas
Setiap pengajuan surat tercatat dalam sistem dengan status yang transparan: mulai dari diajukan, dalam proses, disetujui, hingga dicetak. Baik mahasiswa maupun staf kampus bisa melacak progres surat secara real time.
4. Tampilan Cetak Surat Siap Pakai
Begitu surat disetujui, sistem akan secara otomatis menghasilkan dokumen siap cetak dalam format PDF, lengkap dengan kop surat, nomor surat, dan konten yang sudah terformat resmi sesuai kebijakan kampus. Tidak perlu lagi mengetik ulang atau mengatur ulang tata letak surat secara manual.
5. Riwayat Surat Mahasiswa yang Terdokumentasi
Semua pengajuan dan surat yang pernah dibuat oleh mahasiswa tersimpan dalam sistem dan bisa diakses kembali kapan saja. Ini memudahkan pelacakan riwayat surat, baik untuk keperluan administrasi, akreditasi, maupun dokumentasi internal kampus.
Dengan seluruh keunggulan tersebut, fitur Surat di SIAKAD Mataer memberikan dampak nyata yang bisa langsung dirasakan, antara lain:
- Menghemat waktu dan tenaga administratif, karena alur kerja lebih ringkas dan otomatis.
- Meminimalisir kesalahan data, berkat pengisian otomatis berdasarkan profil mahasiswa.
- Memudahkan mahasiswa dalam proses pengajuan, cukup lewat portal tanpa harus antre atau datang ke kampus.
- Memberi fleksibilitas kampus untuk menyesuaikan jenis surat dan format sesuai kebijakan internal masing-masing.
- Membuat seluruh proses surat menyurat lebih profesional dan terdokumentasi, mendukung tata kelola kampus yang lebih modern dan akuntabel.
Dengan fitur Surat di SIAKAD Mataer, digitalisasi administrasi surat mahasiswa bukan lagi sekadar wacana, melainkan kenyataan yang bisa langsung diterapkan. Proses pengajuan lebih cepat, pengelolaan lebih efisien, dan dokumentasi lebih rapi. Perguruan tinggi bisa fokus pada pelayanan pendidikan yang lebih baik, tanpa terbebani oleh urusan surat menyurat yang memakan waktu. Optimalkan layanan akademik bersama SIAKAD Mataer. Segera hubungi kami sekarang di  0851 21239385 (Sifana) untuk informasi lebih lanjut dan demo aplikasi!
