Pemilihan sistem informasi akademik perlu mempertimbangkan infrastruktur yang digunakan untuk menjalankannya. Salah satu keputusan yang perlu diperhatikan perguruan tinggi adalah memilih SIAKAD Cloud atau sistem berbasis server lokal.
Keduanya dapat mendukung pengelolaan aktivitas akademik, tetapi memiliki perbedaan dalam hal biaya, pemeliharaan, akses pengguna, dan tanggung jawab pengelolaan infrastruktur. Lantas, mana yang lebih sesuai dengan kebutuhan kampus?
Mengenal SIAKAD Cloud dan Server Lokal
SIAKAD berbasis cloud merupakan sistem informasi akademik yang dijalankan melalui infrastruktur server berbasis cloud. Pengguna dapat mengakses sistem melalui internet tanpa harus bergantung pada server fisik yang ditempatkan di lingkungan kampus.
Dalam model ini, penyedia layanan menangani pengelolaan infrastruktur sesuai cakupan layanan yang disepakati. Kampus tetap bertanggung jawab terhadap pengelolaan akun, hak akses, dan data pengguna.
Sementara itu, SIAKAD berbasis server lokal atau on-premises menggunakan perangkat server yang ditempatkan dan dikelola langsung oleh perguruan tinggi. Kampus memiliki kendali lebih besar terhadap perangkat keras, konfigurasi jaringan, dan pengelolaan infrastruktur, sekaligus bertanggung jawab atas pemeliharaan serta keamanannya.
Menurut Amazon Web Services (AWS), perbedaan utama kedua model terletak pada kepemilikan dan pengelolaan infrastruktur. Cloud memungkinkan organisasi menggunakan sumber daya komputasi yang dikelola penyedia layanan, sedangkan on-premises menempatkan tanggung jawab pengadaan dan pemeliharaan infrastruktur pada organisasi.
4 Aspek yang Perlu Dipertimbangkan Kampus
Sebelum menentukan pilihan, perguruan tinggi perlu mempertimbangkan kebutuhan operasional dan kemampuan pengelolaan teknologi informasi di institusinya.
1. Biaya Pengadaan dan Pemeliharaan Infrastruktur
Penggunaan server lokal membutuhkan investasi awal untuk menyediakan perangkat keras, ruang server, jaringan, sistem pendingin, dan perangkat pendukung lainnya. Kampus juga perlu memperhitungkan biaya listrik, perawatan, penggantian perangkat, serta peningkatan kapasitas server.
Pada model cloud, perguruan tinggi umumnya tidak perlu membeli dan mengelola server fisik sendiri. Biaya layanan mengikuti skema penyedia, misalnya berlangganan atau berdasarkan kapasitas penggunaan.
Namun, biaya cloud tetap perlu dihitung dalam jangka panjang. Kampus perlu membandingkan biaya berlangganan dengan Total Cost of Ownership (TCO) server lokal, termasuk kebutuhan perangkat, tenaga teknis, dan pemeliharaan.
2. Ketersediaan Tim Teknologi Informasi
Pengelolaan server lokal membutuhkan tenaga teknis yang memahami administrasi server, jaringan, keamanan, dan penanganan gangguan infrastruktur.
Jika kampus memiliki tim teknologi informasi yang memadai, pengelolaan server mandiri dapat menjadi pilihan. Sebaliknya, SIAKAD Cloud dapat mengurangi pekerjaan teknis terkait pengelolaan perangkat server fisik.
Meski demikian, kampus tetap membutuhkan personel yang bertanggung jawab atas administrasi sistem, pengaturan hak akses, pengelolaan data, serta koordinasi dengan penyedia layanan.
3. Akses Sistem dan Kebutuhan Pengguna
Aktivitas akademik melibatkan berbagai pengguna, mulai dari mahasiswa, dosen, operator, hingga bagian administrasi dan keuangan.
Pada sistem berbasis cloud, pengguna dapat mengakses layanan melalui internet dari berbagai lokasi. Misalnya, mahasiswa dapat mengisi KRS dan melihat nilai dari luar kampus, sedangkan dosen dapat mengelola jadwal serta presensi perkuliahan.
Pada server lokal, akses dari luar jaringan kampus bergantung pada konfigurasi yang diterapkan. Kampus dapat menggunakan VPN atau mekanisme akses jarak jauh lainnya agar sistem tetap dapat digunakan dari luar lingkungan institusi.
Karena itu, perguruan tinggi perlu mempertimbangkan pola penggunaan SIAKAD dan kebutuhan akses setiap kelompok pengguna sebelum menentukan infrastruktur.
4. Keamanan Data dan Pengelolaan Cadangan
Data akademik mencakup informasi mahasiswa, dosen, riwayat perkuliahan, nilai, hingga administrasi keuangan. Karena itu, keamanan dan ketersediaan data perlu menjadi pertimbangan utama.
Pada server lokal, kampus bertanggung jawab menyiapkan kebijakan keamanan, pembaruan sistem, pengawasan akses, dan pencadangan data. Sementara itu, pada model cloud, sebagian pengelolaan infrastruktur ditangani penyedia layanan.
Namun, penggunaan cloud tidak otomatis menghilangkan tanggung jawab kampus terhadap keamanan akun, pengaturan hak akses, dan perlindungan data. Hal ini sejalan dengan Shared Responsibility Model dari AWS, yang menjelaskan bahwa keamanan cloud merupakan tanggung jawab bersama antara penyedia dan pengguna layanan.
Sebelum memilih layanan cloud, kampus perlu memastikan kebijakan pencadangan dan pemulihan data, perlindungan akses, serta mekanisme ekspor data apabila suatu saat berpindah penyedia layanan.
Jadi, Kapan Kampus Sebaiknya Memilih Cloud atau Server Lokal?
Tidak ada satu model infrastruktur yang selalu paling sesuai untuk seluruh perguruan tinggi. Pilihan bergantung pada kebutuhan operasional, kapasitas tim teknologi informasi, dan anggaran yang tersedia.
SIAKAD Cloud dapat dipertimbangkan oleh kampus yang membutuhkan akses lebih fleksibel, ingin mengurangi pengadaan server fisik, serta memiliki keterbatasan sumber daya teknis untuk mengelola infrastruktur secara mandiri.
Sementara itu, server lokal dapat menjadi pilihan bagi kampus yang membutuhkan kendali langsung terhadap infrastruktur, memiliki tim teknis yang memadai, dan mampu menyediakan anggaran untuk pemeliharaan serta pengembangan server.
Sebelum mengambil keputusan, perguruan tinggi dapat mengevaluasi beberapa hal berikut:
- Berapa jumlah pengguna aktif SIAKAD?
- Apakah sistem perlu diakses dari luar lingkungan kampus?
- Apakah kampus memiliki tim khusus untuk mengelola server?
- Bagaimana anggaran dan prosedur pemeliharaan infrastruktur yang tersedia?
Evaluasi tersebut dapat membantu kampus menentukan model infrastruktur yang sesuai dengan kebutuhan saat ini maupun rencana pengembangan ke depan.
Mendukung Pengelolaan Akademik dengan SIAKAD Berbasis Cloud
Selain infrastruktur, perguruan tinggi juga perlu memperhatikan kemampuan sistem dalam mendukung kegiatan akademik sehari-hari.
SIAKAD Mataer merupakan sistem informasi akademik berbasis cloud server yang menyediakan lima portal untuk mendukung kebutuhan mahasiswa, dosen, operator, dan pengelolaan administrasi kampus, termasuk penerimaan mahasiswa baru.
Berbagai aktivitas akademik dapat dikelola melalui sistem ini, mulai dari KRS, jadwal kuliah, presensi, dan nilai hingga pembayaran kuliah serta rekapitulasi pembayaran. SIAKAD Mataer juga dilengkapi Open Feeder tanpa biaya tambahan dan layanan bantuan teknis melalui WhatsApp setiap hari.
Pelajari lebih lanjut mengenai SIAKAD Mataer atau jadwalkan sesi diskusi teknis untuk mengetahui bagaimana sistem ini dapat mendukung kebutuhan akademik perguruan tinggi.
