Pengelolaan tagihan dan pembayaran mahasiswa sering menjadi tantangan bagi staf administrasi. Masalah umum seperti data yang belum ter-update, laporan keuangan tidak sesuai, atau komponen pembayaran yang hilang kerap muncul karena langkah operasional tidak dijalankan dengan benar.
SIAKAD Mataer menyediakan fitur lengkap untuk mempermudah pengecekan dan pencatatan pembayaran, asalkan prosesnya dijalankan secara terstruktur. Panduan berikut membantu memastikan setiap data keuangan tercatat dengan akurat.
Cek Data Tagihan Per Mahasiswa
Langkah pertama adalah memeriksa tagihan mahasiswa:
- Masuk ke menu Keuangan > Tagihan per Mahasiswa.
- Masukkan nama mahasiswa atau NIM.
- Sistem akan menampilkan daftar tunggakan mahasiswa secara rinci.
- Di bagian rekap, periksa komponen mana yang masih tercatat sebagai tunggakan.
- Catat jika ada pembayaran yang sudah dilakukan namun belum tercatat, karena data ini perlu diperbarui secara manual.
Entry Pembayaran Manual
Jika terdapat tunggakan yang sebenarnya sudah dibayar:
- Buka menu Keuangan > Tagihan dan Pembayaran > Pembayaran.
- Masukkan NIM atau nama mahasiswa dan pilih tahun ajaran.
- Centang komponen yang sudah dibayarkan.
- Klik Lanjut Rincian Pembayaran.
- Input Jumlah Bayar dan pilih Cara Pembayaran, lalu klik Simpan.
- Simpan data, lalu refresh menu Keuangan > Tagihan per Mahasiswa untuk memastikan pembayaran sudah tercatat.
Terkadang, mahasiswa membutuhkan metode pembayaran yang lebih fleksibel atau pembayaran yang bisa dilakukan secara online melalui bank. Untuk kebutuhan ini, SIAKAD Mataer menyediakan fitur Virtual Account (VA) yang mempermudah proses sekaligus memastikan pencatatan otomatis di sistem.
Membuat Virtual Account (VA)
Untuk mempermudah mahasiswa melakukan pembayaran:
- Masuk ke menu Biaya Kuliah.
- Masukkan jumlah pembayaran yang harus dibayar.
- Pilih bank tujuan.
- Klik Proses Pembayaran, maka Virtual Account akan terbentuk secara otomatis.
- Mahasiswa dapat membayar langsung melalui VA, dan sistem akan otomatis memperbarui pencatatan pembayaran.
Agar proses pengelolaan keuangan berjalan lancar, selalu lakukan refresh data setelah setiap entri pembayaran agar informasi terbaru langsung tercatat. Pastikan setiap komponen yang dicentang juga sesuai dengan bukti pembayaran agar laporan keuangan tetap valid dan tidak menimbulkan kesalahan di rekap. Selain itu, mencatat setiap langkah penting sebagai dokumentasi internal membantu memudahkan pengecekan di masa mendatang dan mempercepat audit bila diperlukan.
Dengan mengikuti panduan ini, pengelolaan tagihan dan pembayaran mahasiswa menjadi lebih cepat, rapi, dan akurat. SIAKAD Mataer memungkinkan staf administrasi mengurangi beban kerja manual sekaligus menjaga transparansi data keuangan, sehingga layanan kampus berjalan lebih efisien, profesional, dan bebas dari kebingungan akibat kesalahan input.
Untuk informasi lebih lanjut atau permintaan demo aplikasi, hubungi Mataer Edutech melalui 0877-5889-7282 / 0858-8087-8576
