Dalam era digitalisasi pendidikan tinggi, pengelolaan data akademik tidak lagi bisa mengandalkan sistem manual atau semi-digital, terutama bagi kampus dengan jumlah mahasiswa yang besar. Kampus-kampus dengan lebih dari 4.000 mahasiswa aktif menghadapi tantangan yang kompleks dalam hal efisiensi operasional, akurasi data, dan kecepatan layanan.
Beberapa kendala umum yang sering dihadapi kampus besar antara lain:
- Antrian panjang layanan akademik, seperti pengurusan KRS, cetak transkrip, dan permintaan surat keterangan.
- Keterlambatan input nilai akibat sistem terpisah antar prodi atau fakultas.
- Kesalahan dalam pelaporan data ke PDDIKTI, yang dapat berisiko pada akreditasi dan sanksi administratif.
- Beban kerja staf meningkat, karena harus mengelola data dari berbagai sumber dan memverifikasi ulang untuk mencegah kesalahan.
Salah satu mitra kami, sebuah kampus swasta besar di Jawa, menghadapi kondisi serupa. Dengan lebih dari 4.400 mahasiswa aktif, mereka sebelumnya menggunakan sistem manual yang dipadukan dengan beberapa aplikasi sederhana yang tidak saling terintegrasi. Setiap semester, proses pengisian KRS, penjadwalan kuliah, hingga pembayaran UKT menjadi pekerjaan panjang yang menyita waktu dan rentan kesalahan.
Lebih jauh lagi, proses pelaporan ke PDDIKTI membutuhkan waktu berminggu-minggu karena data tersebar di banyak file dan spreadsheet. Akibatnya, kualitas layanan kepada mahasiswa menurun dan operasional kampus menjadi tidak efisien.
Implementasi SIAKAD Terintegrasi dari Mataer Digital
Sebagai langkah strategis, kampus tersebut mengadopsi Sistem Informasi Akademik Terintegrasi (SIAKAD) dari Mataer Digital. Proses transformasi digital dilakukan secara bertahap, dengan pendampingan intensif dari tim konsultan kami. Hasilnya menunjukkan peningkatan signifikan dalam kualitas layanan akademik dan efisiensi operasional.
Dampak Positif Implementasi SIAKAD Mataer Digital:
- Seluruh proses akademik terpusat secara digital, mulai dari KRS, penjadwalan, input nilai, hingga administrasi keuangan.
- Pelaporan ke PDDIKTI jauh lebih cepat dan akurat berkat fitur Importer Open Feeder yang meminimalkan input manual.
- Akses data real-time untuk pimpinan kampus, operator prodi, dan dosen, memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data (data-driven decision).
- Layanan mobile untuk mahasiswa, yang memungkinkan mereka mengakses informasi akademik, keuangan, dan administrasi secara mandiri dari ponsel.
Keberhasilan ini membuktikan bahwa dengan sistem yang tepat, kampus besar sekalipun dapat tetap memberikan layanan akademik yang prima, meningkatkan kepuasan mahasiswa, dan mengurangi beban kerja administratif.
Transformasi digital memang bukan proses instan. Namun, dengan strategi yang tepat dan dukungan teknologi yang terintegrasi, kampus Anda dapat meningkatkan kualitas layanan akademik secara signifikan, sekaligus memperkuat daya saing institusi di tengah dinamika pendidikan tinggi yang terus berkembang.
Tim Mataer Digital siap menjadi mitra strategis dalam proses digitalisasi kampus Anda mulai dari konsultasi kebutuhan, dan demo sistem gratis. Informasi lebih lanjut hubungi 0859-4068-4669 (Rilla)
